Por barato, rápido y eficaz, el correo electrónico es una de las formas más potentes para comunicarte. Sin embargo, este gran aliado en la expansión de tu negocio tiene peligrosos enemigos: el buzón de spam y el de pendientes de leer. Enemigos que, a menudo, son la antesala del fatal destino final de nuestro héroe: la papelera (o el olvido).
Siguiendo las siguientes 5 reglas conseguirás que una mayor cantidad de tus destinatarios respondan a tus mensajes de correo electrónico. Os dejo con ellas.
Este artículo ha sido escrito por Mattan Griffel, director Ejecutivo de One Month Rails, growth hacker y experto en aprendizaje en línea y es el primero de una serie de dos sobre el email marketing, aquí encontrarás el segundo: Cómo conseguir que abran tus emails.
5 reglas para un uso del email más eficaz
En ocasiones recibo cientos de correos electrónicos al día. Lo cual es un problema.
Lo peor de todo es que la mayoría de los emails que recibo son importantes, pero por una cuestión de tiempo, me resulta imposible contestar a todos ellos.
A veces son correos de los estudiantes de mi curso One Month Rails frustrados, por supuesto quiero echarles un cable. Otras veces son de personas que han leído mis publicaciones y quieren hablar conmigo. Y otras simplemente son amigos los que me escriben.
Mi política personal es leer cada correo electrónico que recibo. Esto significa que cada día tengo que dedicar por lo menos una hora ya solo a leer y organizar mi correo y decidir qué es lo que merece respuesta urgente y qué no.
A continuación te expongo mis consejos para escribir a gente que, como yo, se encuentra desbordada por su buzón de correo.
1. Sé breve
Si eres capaz de condensar tu mensaje en menos de 2 o 3 frases, tendrás más probabilidades de que el destinatario lo lea directamente. Los emails largos suelen acabar en una carpeta de «pendientes» y, si acabas ahí, tardarás en recibir una respuesta.
Aquí tienes un ejemplo de correo demasiado largo (no hace falta que lo leas entero si no quieres, pero te quedas con la idea):
«Hola Mattan:
Mi nombre es (…), soy un recién graduado nacido en California que reside actualmente en (…) y estoy buscando trabajo. Tengo una licenciatura en contabilidad, pero no he tenido mucha suerte encontrando trabajo en ese campo y, para ser sincero contigo, no tengo claro que quiera ejercer como contable profesionalmente. Desde que iba al colegio eso es lo que quería ser de mayor, pero me encuentro algo estancado. Creo que es una capacidad que a menudo es ignorada por los jóvenes emprendedores, que no es como yo me veo a mí mismo.
Hoy en las noticias hablaban de que muchas empresas en la ciudad de (…) están buscando programadores. Siempre he estado interesado en el tema de la programación pero tengo una experiencia muy limitada. Lo más que he hecho en cuanto a programación ha sido crear algunas macros en el editor de Visual Basic en Microsoft Excel, algo que encontré bastante entretenido.
Eché un vistazo al sitio web anunciado y pensé que aquello era algo que quizás me gustaría desarrollar más. Me preguntaba si quizás podrías darme algún consejo sobre cómo empezar. Aquí está el sitio web, en caso de que quieras echarle un ojo: (…)
Después de revisar los requisitos mínimos he visto que carezco de lo siguiente:
– experiencia en desarrollo
– estar familiarizado con al menos un lenguaje de programación (C/C++, Java, Javascript, C#, Python, Ruby, etc.) o programación funcional (Haskell, Scala, F#, Clojure, etc.)
– entender estructuras básicas de control y elementos de programas como bucles, variables, funciones y objetos potenciales y clases.
Lo primero que hice tras ver los requisitos fue buscar «Cómo programar» en YouTube y así es como llegué hasta ti y tu conferencia How to Teach Yourself Code. Lo que me pregunto es si el consejo del vídeo sigue siendo actual y si Rails es aún la mejor forma de empezar o por dónde empezarías tú si estuvieses en mi situación. Otra cosa a tener en cuenta es que mi PC está en California y, en este momento, lo único a lo que tengo acceso es a mi Chromebook. ¿Esto será suficiente para empezar o necesitaré algo con un sistema operativo tradicional?
Siento presentarme con un correo tan largo, pero espero que tengas un momento para leerlo y responder.
Gracias por el vídeo y la charla, ahondaré en más detalles de los que tratas en los próximos días.
¡Espero que parte de la nieve en Nueva York haya empezando a derretirse!»
—
¡Uff! Este email es claramente demasiado largo. Se podría coger y reducir a tres simples frases:
«Hola Mattan:
Acabo de ver tu charla How To Teach Yourself To Code en internet, pero me he dado cuenta de que se publicó por lo menos hace dos años. ¿Los consejos de tu vídeo siguen teniendo validez en la actualidad?
Si es así, ¿puedo utilizar un Chromebook o necesitaré algo con un sistema operativo más tradicional?»
Así es mejor. Sé que falta mucha de la información contextual, pero la gente tiende a pensar que necesitan proporcionar más información de la que el lector realmente necesita.
2. Da formato al mensaje para mayor legibilidad y claridad
Es más fácil leer mensajes estructurados en párrafos de una o dos frases, que en párrafos más largos.
Aquí tienes un ejemplo de correo mal estructurado que he recibido hace poco:
«Hola Mattan:
Fui a tu clase de intercambio de conocimientos sobre OMRails de abril. Fue una gran clase de introducción. Actualmente estoy siguiendo tus consejos haciendo el tutorial de Hartl. Tengo una pregunta, por si podrías darme alguna sugerencia. ¿Hay algún equivalente al tutorial sobre Hartl de Rails para el desarrollo de aplicaciones para iPhone? Mi meta personal es crear un sitio web de Rails para el negocio de joyería de mi mujer, y más tarde una aplicación para iPhone para continuar con la idea del sitio web. Te estaré muy agradecido por tu respuesta. ¡Un saludo!»
¿Veis cómo se hace difícil de leer? No puedes ojear el mensaje rápidamente y cuesta mucho más entender qué es lo que te quieren decir. Así hubiera estado más claro:
«Hola Mattan:
¡Gracias por la clase de One Month Rails! Estoy siguiendo tus consejos haciendo el tutorial de Michael Hartl Ruby en Rails.
Una pregunta breve: ¿Sabes de alguna clase como el tutorial de Hartl pero para aplicaciones de iPhone?»
En la segunda es más fácil leer y entender qué es lo que la persona te está preguntando exactamente. Estructura tus párrafos en frases más cortas, separa tu llamada a la acción, y utiliza negrita/cursiva para enfatizar y dirigir la atención del lector a las frases importantes.
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3. Deja claro qué es lo que quieres que haga
Pocas cosas son tan desconcertantes como recibir un correo en el que alguien te envía un montón de información, pero no dice qué es lo que quiere que hagas. Normalmente respondo a este tipo de emails preguntando: ¿Qué necesitas que haga?
¿Quieres que te presente a alguien? ¿Quieres que lea tu publicación en tu blog y que te dé feedback? ¿Quieres que te responda si podré asistir a un evento? Sé claro y dilo explícita y directamente.
Aquí un ejemplo de un correo muy poco claro que he recibido recientemente:
«Acabo de ver tu presentación sobre programación, tengo catorce años y me gustaría aprender, es algo que siempre he querido hacer. ¿Podrías por favor ayudarme de alguna forma? Me gustaría que contestases.»
La llamada a la acción aquí es un «ayúdame», pero no tengo ni idea de lo que quiere decir y cómo reaccionar. Compara el correo de arriba con algo más concreto:
«Hola Mattan:
Tengo catorce años y quiero aprender sobre programación. ¿Cuál es el recurso número uno que me recomendarías?»
Si vas a enviar un correo largo, con mucha información, pon tu petición o llamada a la acción al principio. Algo así como: «Escribo este correo para ver si puedes asistir al siguiente evento. Tan solo responde con un «sí» o «no».»
De esta forma, el destinatario podrá decidir si debería reenviar el correo a otra persona, algo que suele hacerse, sobre todo en empresas en las que se delegan tareas.
4. Pónmelo fácil, sé razonable con tu petición
Es muy fácil escribir y enviar a alguien un e-mail en cosa de 30 segundos y que el destinatario tenga que invertir una hora o más en responderlo.
Por favor, no me pidas ir al sitio web de tu nueva empresa y darte mi opinión. Analizar meticulosamente tu producto o sitio web lleva mucho trabajo.
Si puedo responder a algo en menos de dos minutos, lo haré inmediatamente, el email no pasará por la carpeta de pendientes. ¿Con qué quieres ayuda?, ¿tu modelo de negocio?, ¿el color de tu botón?, ¿el texto? Sé específico y razonable con tu petición.
Aquí tienes un ejemplo de este tipo de peticiones poco razonables:
«Hola Mattan:
Soy (…). No me conoces, pero acabo de enviar mi petición de ingreso a YC.
Me preguntaba si podrías ayudarme dándome tu opinión sobre las probabilidades de que me acepten. Mi empresa ha aparecido en Popular Mechanics (adjunto), Fox Business (enlace a vídeo) y tiene más de 300 clientes… yo creo que tengo alguna posibilidad. Con todo tener la opinión de un antiguo alumno de YC me daría mucha seguridad.»
(Y adjunta su solicitud de admisión, solicitud con más de 1.000 palabras)
Si quieres que alguien te ayude, sé concreto y haz una pregunta específica que pueda responderse en unos pocos minutos.
Por favor, no esperes que el destinatario haga el trabajo de descifrar lo que quieres que haga. No preguntes: «¿Qué piensas que puedo hacer para tener más clientes?»
En la misma línea, no le envíes un correo a nadie pidiéndole algo sin concretar de qué se trata.
«Me preguntaba si mi cofundador y yo podríamos llevarte a comer/cenar, nos gustaría contarte en qué estamos trabajando para que nos pudieras dar algunas ideas.»
Este tipo de encuentros son extremadamente agotadores porque no tienen un objetivo concreto y pasas la mayor parte del tiempo intentado entender la situación. Normalmente son un signo de que la persona que escribe no está realmente segura de lo que quiere, simplemente quiere quedar en persona.
Esto es lo que suelo responder en casos como los de arriba:
«Lo siento, no puedo quedar en persona, pero estaré encantado de ayudar. Así que envíame cualquier pregunta que tengas. No se me da bien encontrar respuestas a cuestiones muy generales, pero en cambio sí soy bueno encontrando soluciones a preguntas específicas.»
En orden de prioridad y cantidad de trabajo que conllevan, esto es a lo que normalmente estoy dispuesto a hacer por otros:
- Respuestas cortas: «¡Gracias!» o «Me encanta.»
- Respuesta a una pregunta específica, si puedo hacerlo en menos de 2 minutos.
- Llamadas rápidas por teléfono / Skype / Google Hangouts, unos 15 minutos.
- Tomar un café en persona, normalmente 45 minutos.
Es decir que si me pides quedar a tomar café, pero yo creo que podemos hacerlo por Skype, intentaré que sea lo segundo.
5. Explícame por qué debería dedicar tiempo para ayudarte
Suena duro, pero es así.
En el pasado, intentaba quedar con cualquier persona que contactase conmigo.
Aceptaba quedar para un café y para comer, escuchaba muchas historias y daba bastantes consejos sobre lo que yo pensaba que deberían hacer. Luego, me sentía inevitablemente frustrado cuando la gente no escuchaba mis consejos o decían que lo que les decía estaba equivocado.
A veces volvían tras un mes o dos y me preguntaban lo mismo. Era el noacabar.
Ahora trato de dar prioridad a las personas a las que creo que podré ayudar.
La mejor manera de diferenciar unos de otros es ver su trayectoria. Normalmente reviso los perfiles de LinkedIn de la gente, veo dónde trabajan, dónde estudiaron, y qué han estado haciendo.
Por ejemplo, he aprendido que el que alguien trabaje en el sector finanzas y esté pensando en «montar su propia empresa» es casi siempre señal de alarma. (Sin intención de ofender a nadie, yo también estudié finanzas).
Haber ido a una buena escuela da puntos. Estar trabajando en una empresa de la que he oído hablar también. Ser asesor o tener una pequeña empresa normalmente los quita.
Si no tienes grandes experiencias que mostrar, monta un buen sitio web para demostrar que vas en serio.
Mattan Griffel es fundador y CEO de One Month, creador del programa de entrenamiento Nº1 en ventas «Ruby on Rails», One Month Rails para desarrolladores web principiantes. Más información en mattangriffel.com.
Artículo original: http://www.huffingtonpost.com/mattan-griffel/email-etiquette_b_4849649.html. Traducido al español por Víctor Barbosa Losada.
Nos despedimos aquí de Mattan Griffel. Muy pronto volveremos con un artículo en el que te hablaremos del growth hacking, una mentalidad y técnica que pone el crecimiento como punto principal para el desarrollo de tu negocio y puedes aprovechar para desarrollar tu negocio en internet (por cierto, no tiene nada que ver con los piratas informáticos).
No te lo pierdas, vendrá con sorpresa: una solución para aquellos que quieren más clientes.
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